16/11/2016

Projectmanagement complexe dossiers Aquafin, riolering, AWV

Bij complexe dossiers komt heel wat projectmanagement kijken. De meest voorkomende types ‘complexe dossiers’ zijn:

  • samengevoegde prioritaire Aquafindossiers + wegenisdossier
  • rioleringswerken in combinatie met wegeniswerken
  • modules/samenwerkingsovereenkomsten met AWV
  • fietsfondsdossier in combinatie met bovenstaande werken

Niet alleen is het type gunningsprocedure, de openbare aanbesteding, voor veel kleinere gemeenten een minder goed gekende procedure. Er komt ook heel wat kijken bij het administratieve en technische projectmanagement van dergelijke complexe projecten.

Projectmanagement complexe dossiersDergelijke dossiers vergen een goed (lees: strikt) procesmanagement aan de zijde van de gemeente om alle nodige stappen en beslissingen op een correcte manier te doorlopen. Enkel vertrouwen op het studiebureau volstaat niet: het bureau geeft immers niet aan welke stappen de gemeente zelf dient te zetten op vlak van beslissingen en opvolging. Dat is en blijft de taak van de gemeente – waarbij de betrokken ambtenaar niet altijd even zeer thuis is in wat er net dient te gebeuren aan de zijde gemeente.

Het is dan ook alles behalve verbazingwekkend dat menig ambtenaar dergelijke dossiers achteraf omschrijft als: “een nachtmerrie die gelukkig voorbij is!”. “Alles wat fout kon gaan, is fout gegaan.” Of nog: “Ik ben op een jaar tien jaar ouder geworden!”

Het lijkt wel alsof bij complexe dossiers niet de vraag is of de overzijde zal gehaald worden, maar hoever van de oorspronkelijke bedoeling men afgedreven is tegen dat de overzijde gehaald wordt.

De reden voor dergelijke uitspraken is evident. Er is geen vast stappenplan in dergelijke dossiers: elk geval is anders. Het is daarom erg moeilijk om het overzicht op het geheel te bewaren, en alle tijdslijnen op elkaar af te stemmen. Vaak speelt ook een harde deadline met het oog op jaarprogramma of budgettering, waardoor de zenuwen nog verder beproeft worden.

Maar het kan ook anders. 

Uitrit4 heeft een groot aantal complexe dossiers mee begeleid – vaak in een stadium waar al een en ander mis was gegaan dat rechtzetting behoefde. We zijn dus niet aan ons proefstuk toe qua projectmanagement.

Complexe dossiers werken beter met externe coaching, die de betrokken ambtenaren de houvast biedt die zij zoeken. Houvast die zorgt voor een vlekkeloos en correct verloop van de procedures, voor en tijdens de werken.

Aarzel bij problemen dus niet om hulp in te roepen, ongeacht de fase waarin het project zich bevindt of de problemen die u ziet opdoemen.

Bent u het spoor bijster aan het raken? Bel dan nu even op. We helpen u graag terug op het juiste tijdsschema, wat ook het probleem is. Samen vinden we een oplossing die voor u werkt.